Поставка и учёт лицензий на программное обеспечение

Приводим лицензии в порядок: сверяем установленное с приобретённым, находим и недостачу, и переплату, подбираем подходящую схему лицензирования, поставляем и ведём реестр с контролем сроков продления. Работаем с отечественным программным обеспечением, включая продукты из реестра, — как аккредитованная Минцифры IT-компания мы в этой теме находимся с обеих сторон.

Коротко о задаче

Лицензии — та часть IT-хозяйства, которая ведётся хуже всего, потому что она невидима. Оборудование можно пересчитать, а лицензии существуют в письмах, договорах и личных кабинетах, часть которых оформлена на уволившихся сотрудников.

Через несколько лет складывается картина, где ни один из двух вопросов не имеет ответа. Хватает ли лицензий на то, что установлено. И не платим ли мы за то, чем никто не пользуется.

Оба варианта стоят денег. Недостача — это риск претензий правообладателя, а при проверке ещё и вопросы. Избыток — прямая переплата: подписки продлеваются автоматически, включая те, что заводились под проект, закрытый два года назад, и рабочие места уволившихся, за которые платят до сих пор.

К этому добавилась специфика последних лет. Часть зарубежных продуктов нельзя продлить легально, и компании оказываются в положении, когда программа работает, но прав на неё формально уже нет. А для работы с государственным заказчиком и в ряде отраслей появилось требование использовать программное обеспечение из реестра отечественного.

Разбираться в этом без реестра лицензий невозможно, а реестра обычно нет.

Что входит в услугу

• Инвентаризация установленного

Собираем данные о том, что фактически стоит на серверах и рабочих местах: продукты, версии, редакции, количество.

• Инвентаризация приобретённого

Поднимаем договоры, счета, сертификаты, личные кабинеты, ключи. Отдельно выясняем, на кого оформлены учётные записи в личных кабинетах поставщиков.

• Сверка и выводы

Сопоставляем одно с другим. Результат — три списка: чего не хватает, за что платим напрасно, что оформлено с нарушением условий.

• Подбор схемы лицензирования

Разбираем варианты: бессрочные лицензии, подписка, лицензирование по устройствам, по пользователям, по ядрам. При одинаковом наборе продуктов разница в стоимости бывает кратной.

• Отечественное программное обеспечение

Подбор продуктов из реестра под ваши задачи, сравнение с используемыми зарубежными, оценка совместимости. Смотрите {{ссылка: Замена зарубежного ПО на отечественные аналоги}}.

• Поставка и оформление

Приобретение, получение ключей и сертификатов, оформление на юридическое лицо заказчика, а не на сотрудника.

• Реестр лицензий

Ведём реестр: продукт, редакция, количество, тип лицензии, дата приобретения, срок действия, привязка к оборудованию или пользователям, документы-основания.

• Контроль сроков

Отслеживание приближающихся окончаний и продлений с заблаговременным уведомлением. Подписка не должна отключаться внезапно и не должна продлеваться автоматически без решения.

• Регламент при изменениях

Порядок выделения и высвобождения лицензий при приёме и увольнении сотрудников, при закрытии проектов. Без него избыток нарастает снова.

Что это даёт заказчику

• Ответ на оба вопроса. Хватает ли лицензий и не платим ли лишнего.
• Найденная переплата. Неиспользуемые подписки и лицензии уволившихся обычно окупают саму работу.
• Снятый риск претензий. Установленное соответствует приобретённому.
• Права оформлены на компанию. Лицензии и личные кабинеты не привязаны к конкретным людям.
• Никаких внезапных отключений. Сроки под контролем, продление планируется.
• Готовность к требованиям. Понятно, что нужно заместить и чем.

Как мы работаем

Начинаем с инвентаризации. Она занимает от нескольких дней до пары недель и почти всегда обнаруживает и недостачу, и лишнее одновременно.

Отдельно проверяем, на кого оформлены учётные записи в кабинетах поставщиков. Ситуация, когда доступ к лицензиям компании есть только у бывшего администратора, встречается регулярно.

Реестр передаём заказчику и дальше ведём в рамках обслуживания: {{ссылка: Комплексный IT-аутсорсинг: внешний IT-отдел}}. Однократная инвентаризация без последующего ведения устаревает за год.

Наш опыт

Мы аккредитованная Минцифры IT-компания и удалённый резидент казанского IT-парка, разрабатываем программное обеспечение и понимаем лицензирование со стороны производителя, а не только покупателя.

Мы обслуживаем более десяти организаций и ведём учёт их программного обеспечения в составе договоров сопровождения. Для заказчиков из регулируемых отраслей учёт лицензий входит в перечень проверяемого при аудите наравне с документацией на системы. Смотрите {{ссылка: Разработка документации по IT-процессам}}.

Расскажите, что у вас используется и когда последний раз считали лицензии. Начнём с инвентаризации.