Модернизация парка оборудования

Оцениваем состояние парка, считаем стоимость владения и составляем план замены на несколько лет вперёд — вместо покупок по факту поломки. Часто выясняется, что часть техники достаточно доукомплектовать или перераспределить, и полная замена требуется меньшему числу машин, чем предполагалось.

Коротко о задаче

Технику в большинстве компаний меняют по одному из двух сценариев, и оба неудачны.

Первый: по факту отказа. Компьютер сломался — купили новый, срочно, в рознице, по той цене, которая есть сегодня. Расходы непредсказуемы, качество покупки случайно, парк становится всё разнороднее.

Второй: разом. Копили, потом заменили всё сразу, потратив крупную сумму в один год. Через четыре года ситуация повторится, потому что вся техника состарится одновременно.

При этом настоящая стоимость старого парка не считается. Она складывается не из цены замены, а из другого: время сотрудников, которое уходит на ожидание отклика; обращения в поддержку, которых на старых машинах в разы больше; риск отказа накопителей, отработавших свой срок; невозможность поставить обновления безопасности на систему, которая уже не поддерживается; отсутствие гарантии. Каждая позиция по отдельности незаметна, вместе они часто перекрывают стоимость плановой замены.

И третье: замена не всегда нужна. Машина, которой не хватает памяти или у которой стоит медленный накопитель, после недорогой доукомплектации работает ещё пару лет. Разница в затратах кратная.

Что входит в услугу

• Инвентаризация и оценка состояния

Реестр парка с конфигурациями, возрастом, состоянием накопителей и батарей, наличием гарантии, поддержкой установленной системы. Отдельно фиксируем машины, находящиеся в предаварийном состоянии.

• Оценка нагрузки по ролям

Смотрим, чем занят каждый сотрудник и хватает ли ему техники. Обнаруживается и нехватка, и избыток: производительные машины нередко стоят у тех, кто работает с почтой и документами.

• Расчёт стоимости владения

Считаем, во что обходится содержание старого парка: обращения в поддержку, простои, ремонт, риск отказа. Появляется цифра, с которой можно сравнить стоимость замены.

• Частичная модернизация

Определяем, где достаточно добавить память, заменить накопитель или блок питания. Дешевле полной замены в несколько раз и продлевает срок службы на два-три года.

• Перераспределение

Более производительные машины передаём тем, кому они нужны, освободившиеся — на менее требовательные задачи. Часть потребности закрывается без закупок.

• План замены на несколько лет

Разбиваем парк на очереди по состоянию и критичности, распределяем замену по годам. Бюджет становится равномерным и предсказуемым, а парк не стареет весь сразу.

• Замена партиями

Плановые закупки наборами по утверждённым конфигурациям. Смотрите {{ссылка: Поставка рабочих станций и оргтехники}}.

• Перенос данных и настроек

Перенос рабочих файлов, почты, настроек и программ на новую машину с проверкой. Сотрудник продолжает работать, а не восстанавливает своё окружение неделю.

• Списание и утилизация

Гарантированное удаление данных с накопителей, оформление списания, утилизация. Отдельно оцениваем варианты обратного выкупа для техники, сохранившей ценность.

Что это даёт заказчику

• Предсказуемый бюджет. Расходы распределены по годам, а не возникают внезапно.
• Замена дешевле, чем ожидалось. Часть парка закрывается доукомплектацией и перераспределением.
• Меньше обращений в поддержку. Старые машины порождают несоразмерную долю заявок.
• Техника у тех, кому нужна. Мощности распределены по фактическим задачам.
• Парк не стареет одновременно. Очереди замены разнесены по годам.
• Данные не утекают со старой техникой. Списание идёт с гарантированным удалением.

Как мы работаем

Начинаем с инвентаризации и разговора с подразделениями. Ощущение «всё тормозит» и фактическая нехватка ресурсов совпадают не всегда: иногда причина в сети, в сервере или в самой программе, и замена техники ничего не изменит.

План замены составляем на три года и пересматриваем ежегодно. Планирование на больший срок бессмысленно: меняются и цены, и задачи.

Модернизацию против замены считаем по деньгам, а не по принципу. Для части машин доукомплектация выгодна, для части бессмысленна, и решает это расчёт.

Наш опыт

Мы обслуживаем более десяти организаций и ведём учёт их оборудования в составе договоров сопровождения. План замены — часть нашей работы по планированию инфраструктуры, а не отдельная услуга по требованию.

Мы одинаково заинтересованы в том, чтобы парк был исправным: обращения по старой технике ложатся на нашу же поддержку. Поэтому предлагаем модернизацию там, где она достаточна, а не замену везде.

Расскажите, сколько у вас техники и какого возраста. Начнём с инвентаризации и оценки состояния.