Управление оргтехникой

Берём на себя печатную инфраструктуру: обслуживание принтеров и многофункциональных устройств, поставку расходных материалов, ремонт, учёт печати и контроль затрат. Расходники приезжают до того, как закончатся, а не после жалобы бухгалтерии в конце квартала.

Коротко о задаче

Печать — та часть IT, о которой не думают, пока она не встанет. И встаёт она в самый неподходящий момент: перед сдачей отчётности, перед подписанием договора, перед проверкой.

Складывается печатный парк так же стихийно, как и всё остальное. Устройства покупали в разные годы, каждое своей модели, картриджи ко всем разные. Часть аппаратов подключена к сети, часть по кабелю к одному компьютеру, и печать через него работает, только пока этот компьютер включён. Кто занимается заправкой, неизвестно: обычно секретарь звонит по телефону, найденному в прошлом году.

Расходы на печать при этом никем не считаются. Картриджи закупаются по факту опустошения, срочно и по розничной цене. Сколько компания тратит на страницу, не знает никто, и оптимизировать нечего, потому что не с чем сравнивать.

Отдельный сюжет — конфиденциальность. Документ уходит на печать, лежит в лотке общего принтера, и его видит любой проходящий. Для компаний, работающих с персональными данными или коммерческой тайной, это дыра в контуре, о которой не думают.

Что входит в услугу

• Инвентаризация парка

Реестр устройств: модели, расположение, состояние, ресурс, подключение, применяемые расходные материалы. Обычно обнаруживается несколько аппаратов, которыми никто не пользуется, и один, на котором печатает весь этаж.

• Унификация парка

Постепенное сведение к нескольким моделям с общими расходниками. Сокращает и стоимость закупки, и складской запас, и время на обслуживание.

• Сервер печати и права

Централизованная публикация принтеров, автоматическое подключение по подразделениям, разграничение доступа к цветной печати и к устройствам в защищённых зонах.

• Учёт печати

Сбор статистики по устройствам, подразделениям и пользователям. Появляется фактическая стоимость страницы и видно, где расходы растут.

• Поставка расходных материалов

Контроль остатков и уровня тонера, плановая поставка до исчерпания, складской запас на критичные устройства. Смотрите {{ссылка: Поставка рабочих станций и оргтехники}}.

• Обслуживание и ремонт

Плановая профилактика, чистка, замена изнашиваемых узлов, ремонт, подменный фонд на время ремонта критичных аппаратов.

• Защищённая печать

Выдача документа только после того, как сотрудник подошёл к устройству и подтвердил себя картой или кодом. Связывается с системой контроля доступа. Смотрите {{ссылка: Слаботочные системы: СКУД, видеонаблюдение, беспроводные сети}}.

• Сканирование и ввод документов

Настройка сканирования в сетевые папки, на почту и в учётные системы, распознавание документов при необходимости.

• Вывод из эксплуатации

Списание, гарантированное удаление данных с встроенных накопителей, утилизация.

Что это даёт заказчику

• Расходники не кончаются. Поставка идёт по остаткам, а не по факту остановки.
• Известная стоимость печати. Учёт даёт цифру за страницу и показывает, где тратится лишнее.
• Меньше моделей — меньше хлопот. Общие расходники и один порядок обслуживания.
• Печать не встаёт. Профилактика и подменный фонд вместо срочного поиска мастера.
• Документы не лежат в лотке. Защищённая печать закрывает утечку, о которой обычно не думают.
• Один ответственный. Устройства, расходники и ремонт в одних руках.

Как мы работаем

Начинаем с инвентаризации и месяца наблюдения за фактическими объёмами. По итогам обычно выясняется, что часть устройств лишняя, а один-два аппарата работают на износ и требуют замены.

Унификацию делаем без единовременной замены парка: выводим устройства по мере износа, заменяя на выбранные модели. Через год-полтора парк сходится к нескольким позициям.

Печать обычно берут в составе более широкого договора: {{ссылка: Комплексный IT-аутсорсинг: внешний IT-отдел}}.

Наш опыт

Мы обслуживаем оргтехнику на объектах, где есть и офисная печать, и оборудование в производственных и торговых зонах, включая кассовую технику. На одном из объектов мы обслуживаем печатное и кассовое оборудование на всех точках продаж, в том числе устраняли последствия выхода аппаратуры из строя в условиях повышенной влажности.

Мы сопровождаем более десяти инфраструктурных проектов.

Расскажите, сколько у вас устройств и как сейчас решается вопрос с расходниками. Начнём с инвентаризации.