Своя почта и своё файловое хранилище вместо чужого облака: IT для небольших компаний

С 2023 года мы ведём IT небольших компаний и индивидуальных предпринимателей: тех, у кого пять, десять, двадцать сотрудников и ни одного системного администратора. Поднимаем и обслуживаем корпоративную почту и файловое хранилище на выделенных серверах, делаем сайты, следим за резервными копиями, подключаемся к компьютеру бухгалтера, когда у неё не печатает принтер. Заявки принимаем круглосуточно.

Кто эти клиенты: индивидуальные предприниматели и компании на несколько десятков человек — лаборатории, торговые и производственные фирмы, сервисные компании

Что делаем: корпоративная почта, файловое хранилище, корпоративный сайт, резервное копирование, мониторинг, поддержка сотрудников, работа с офисной техникой

Где живёт инфраструктура: на выделенных серверах, а не в аккаунте публичного сервиса

Режим поддержки: круглосуточно, 24/7

С какого года: с 2023

Проблема, которую редко называют вслух

У компании из пятнадцати человек не бывает системного администратора. Держать его в штате незачем: работы на несколько часов в неделю, а платить придётся полный оклад. Поэтому IT в таких компаниях обычно выглядит так.

Почта — на бесплатном или дешёвом тарифе публичного сервиса. Файлы — в облачном диске того же провайдера, где половина документов лежит в личном аккаунте сотрудника, который уволился в прошлом году. Сайт делал знакомый, пароли от домена у него же. Когда что-то ломается, зовут «того парня, который в компьютерах разбирается» - и ждут, пока он освободится.

Работает это ровно до первой неприятности. Потерялась переписка с контрагентом. Уволившийся менеджер унёс папку с договорами, потому что она была в его личном облаке. Домен не продлили, и почта встала на неделю. Ноутбук с единственной копией базы упал с лестницы.

Ни одна из этих ситуаций не выглядит катастрофой заранее. Каждая обходится дороже, чем стоило бы её предотвратить.

Что мы делаем вместо этого

Собираем компании собственный контур: сервер, на нём почта, файловое хранилище и сайт. Всё под резервным копированием и мониторингом, всё на понятных открытых решениях, без привязки к нам.

Почта на своём сервере

Разворачиваем полноценный почтовый сервер на iRedMail — открытом решении, которое давно работает в тысячах организаций.

Компания получает адреса на своём домене, веб-интерфейс для тех, кому удобнее в браузере, и обычные почтовые программы для тех, кто привык к Outlook или Thunderbird. Настраиваем защиту от подделки отправителя — записи SPF, DKIM и DMARC, — без которых письма компании уезжают в спам и от её имени легко пишут мошенники. Подключаем фильтрацию спама и проверку вложений.

Два отличия от публичного сервиса, которые владельцы бизнеса замечают не сразу.

Первое: адреса не считают по головам. В публичных сервисах вы платите за каждого сотрудника каждый месяц, и с ростом компании счёт растёт линейно. На своём сервере почтовый ящик — это строчка в конфигурации. Двадцать сотрудников, пятьдесят, отдельные адреса для отделов, служебные ящики под формы на сайте — стоимость от этого не меняется.

Второе: переписка не лежит в чужой инфраструктуре. Корпоративная почта — это коммерческие предложения, цены, договоры, споры с контрагентами. Собственный сервер означает, что доступ к этому есть у вас и у тех, кому вы его дали.

Файловое хранилище на своём сервере

Разворачиваем Nextcloud — по сути свой корпоративный диск.

Сотрудник открывает файлы через браузер или подключает хранилище как сетевой диск на своём компьютере, и папка ведёт себя как обычная папка. Права раздаются по отделам и по конкретным людям: бухгалтерия видит своё, отдел продаж своё. Есть история версий, поэтому испорченный файл можно откатить, и есть корзина, из которой достают удалённое по ошибке.

Главное здесь — организационное, а не техническое. Документы компании перестают быть личным имуществом сотрудников. Человек увольняется — его доступ закрывается, а файлы остаются на месте. Это тот случай, когда система решает проблему, о которой до внедрения никто не думал.

Сайт

Делаем корпоративный сайт и размещаем на том же сервере. Домены регистрируем и продлеваем сами — компании не нужно помнить про даты и держать где-то платёжную карту для автопродления.

Надёжность: то, за что на самом деле платят

Развернуть почту и файлы — работа на несколько дней. Ценность в том, что происходит следующие три года.

Резервное копирование идёт непрерывно. Не «мы иногда делаем бэкап», а регулярные автоматические копии, которые проверяются на восстановимость. Бэкап, который никогда не разворачивали, бэкапом не является.

Мониторинг следит за состоянием серверов и виртуальных машин. Мы видим, что заканчивается место или сервис ведёт себя странно, до того, как это заметят сотрудники. Значительная часть проблем чинится так, что клиент о них не узнаёт.

Обновления ставим мы. Открытое ПО безопасно ровно до того момента, пока его обновляют. Уязвимости в почтовых серверах находят регулярно, и разница между «безопасно» и «взломали» - это чаще всего невышедший вовремя апдейт.

Поддержка круглосуточная. Это записано в договорах: заявки принимаются в режиме 24/7. У небольшой компании нет ночной смены, но есть бухгалтер, который сдаёт отчётность в последний день квартала в одиннадцать вечера.

Живые люди, а не тикет-система

Когда у компании нет своего айтишника, ей нужен не портал заявок, а человек, которому можно написать.

Мы подключаемся к компьютеру сотрудника удалённо и разбираемся на месте: не печатает принтер, не открывается файл, слетела почта в Outlook, непонятно, куда делась папка. Такие вопросы занимают минуты, но без ответа стоят человеку половины рабочего дня.

Когда удалённо задачу решить нельзя, приезжаем. У части клиентов выезды заложены в договор — и плановые, и по заявке.

Когда у компании есть офис

Часть работы уходит за пределы серверов. У одного из клиентов мы начали с того, что в первый же месяц смонтировали серверный шкаф, собрали локальную сеть в двух кабинетах, подключили маршрутизатор и коммутатор и завели в проводную сеть рабочие места и принтеры. Дальше вели офис на два десятка рабочих мест: компьютеры, ноутбуки, принтеры, переустановка систем, модернизация и ремонт техники, перемещение рабочих мест при переездах.

Отдельная строка в договорах с частью клиентов — участие в аудитах и инспекциях. Лабораториям и фармацевтическим компаниям проверяющие задают вопросы и про IT: где хранятся данные, кто имеет доступ, как организованы резервные копии. Мы на эти вопросы отвечаем.

Что это даёт

Расходы становятся предсказуемыми. Фиксированная сумма в месяц вместо подписок, которые растут с каждым новым сотрудником, и вместо авральных трат, когда что-то сломалось.

Данные остаются вашими. Почта и документы живут на выделенном сервере, а не в аккаунте публичного сервиса, чьи условия использования вы не читали.

Нет привязки к нам. iRedMail и Nextcloud — открытые решения. Если вы решите уйти, инфраструктуру можно перенести куда угодно, включая ваше собственное железо. Мы отдаём доступы и помогаем с переездом. Клиент, который остаётся, потому что ему некуда деться, — плохой клиент.

Компания перестаёт зависеть от одного человека. Ни от «того парня, который разбирается», ни от сотрудника, у которого в личном облаке лежат все договоры.

Кому это подходит

Небольшой компании или предпринимателю, у которого уже есть сотрудники, документы и переписка, но ещё нет и не планируется собственный IT-отдел. Обычно это от пяти до пятидесяти человек.

Мы работаем с такими клиентами с 2023 года. Некоторые за это время выросли: один начинал как индивидуальный предприниматель, а продолжил уже как компания — и мы просто продолжили работать.

Расскажите, как у вас сейчас устроены почта, файлы и сайт, — посмотрим, что стоит поменять.